SÜREÇ YÖNETİMİ VE İYİLEŞTİRME DANIŞMANLIĞI

Süreç yönetimi danışmanlığı, şirketin iş akışlarını uçtan uca analiz eden, darboğazları ve tekrarları ortaya çıkaran ve süreçleri stratejik hedeflere göre yeniden tasarlayan bir yönetim danışmanlığı hizmetidir. Collarex süreç haritalarını, süreç sahipliğini, performans göstergelerini (KPI) ve prosedürleri birlikte kurar. Böylece işin nasıl yapılacağı kişilere değil, tanımlı bir sisteme bağlanır.

Şirket büyüdükçe iş akışları da kendiliğinden karmaşıklaşır. Aynı iş farklı birimlerde farklı yapılır, onay adımları birikir, bir sürecin nerede başlayıp nerede bittiği belirsizleşir. Sonuçta teslim süreleri uzar, aynı hatalar tekrarlanır ve operasyon birkaç deneyimli çalışanın bilgisine bağımlı kalır.

Süreç yönetimi danışmanlığı, şirketin ana ve destek süreçlerini görünür hale getirir. Her sürecin amacı, girdileri, çıktıları ve sorumluları tanımlanır. Gereksiz adımlar ayıklanır, birimler arasındaki devir noktaları netleşir ve süreçler stratejik hedeflere hizmet edecek şekilde yeniden tasarlanır.

Collarex çalışmaya süreç envanterini çıkararak başlar. Mevcut akışlar sahada, işi yapan kişilerle birlikte haritalanır; darboğazlar, bekleme süreleri ve hata noktaları veriyle ortaya konur. Ardından hedef süreç modeli tasarlanır ve süreç sahipliği, performans göstergeleri, prosedürler ve iş talimatları bu modele göre yapılandırılır.

Süreç tasarımı, organizasyon yapısı ve yetki matrisiyle birlikte ele alınır. Kimin hangi adımda karar verdiği belirsiz kaldıkça en iyi çizilmiş süreç bile işlemez. Uygulamaya geçişte yöneticiler ve süreç sahipleri desteklenir, ilk dönemin sonuçları birlikte izlenir.

Amaç, işin daha hızlı, daha az hatayla ve kişilerden bağımsız yürüdüğü bir işleyiş kurmaktır. Bu işleyişin sonuçları, belirlenen göstergelerle düzenli olarak ölçülür.

Süreç yönetimi ile kalite yönetim sistemi arasındaki fark nedir? Kalite yönetim sistemi, süreçlerin bir standarda uygun yürütülmesini ve kalite performansının ölçülmesini sağlar. Süreç yönetimi ise sürecin kendisini sorgular, gereksiz adımları ayıklar ve akışı yeniden tasarlar. İki çalışma çoğu zaman birbirini tamamlar.

Süreç iyileştirme çalışması nasıl ilerler? Önce süreç envanteri çıkarılır, mevcut akışlar işi yapan kişilerle birlikte haritalanır ve sorunlu noktalar veriyle belirlenir. Ardından hedef süreç tasarlanır, süreç sahipleri ve KPI'lar tanımlanır. Uygulamanın ilk dönemi birlikte izlenir.

Süreçlerin yeniden tasarımı (BPR) nedir? BPR, mevcut süreci küçük düzeltmelerle iyileştirmek yerine istenen sonuçtan geriye doğru giderek baştan tasarlamaktır. Köklü değişiklik gerektiren ve birden fazla birimi ilgilendiren süreçlerde tercih edilir.